Сканирование на принтере HP Color LaserJet Enterprise MFP M577
Настройка сканирования в сообщения электронной почты
В принтере есть возможность сканирования и передачи документа по одному или нескольким адресам электронной почты. Для использования этой функции сканирования принтер должен быть подключен к сети; кроме того, для работы функции требуется ее предварительная настройка при помощи встроенного веб-сервера HP. Существует два метода настройки сканирования на электронную почту во встроенном веб-сервере. При помощи страницы Настроек электронной почты выполните полную настройку или используйте Мастера настройки функции сканирования с отправкой по эл. почте для базовой настройки.
Перед началом работы
Для настройки функции сканирования в электронную почту принтер должен быть подключен к сети. Администраторам необходимы следующие данные перед началом процесса настройки.
• Административный доступ к принтеру
• Суффикс DNS (например, companyname.com)
• Сервер SMTP (напр., smtp.mycompany.com)
Если вы не знаете имя сервера SMTP, номер порта SMTP или аутентификационные данные, свяжитесь с поставщиком Интернета или электронной почты или системным администратором. Обычно имя сервера SMTP и имя порта можно легко найти в Интернете. Например, в строку поиска можно ввести "имя сервера smtp gmail" или "имя сервера smtp yahoo".
• Требования аутентификации сервера SMTP для исходящих сообщений эл. почты, включая имя пользователя и пароль, используемые для аутентификации, при их наличии.
Настройте функцию сканирования в сообщение электронной почты при помощи встроенного вебсервера (EWS). Прежде чем продолжить, используйте следующую процедуру для открытия встроенного веб-сервера и затем настройте функцию сканирования в сообщение электронной почты с помощью одного из двух предоставленных способов.
Об ограничениях по цифровой отправке по вашим учетным записям эл. почты см. в документации своего провайдера. Некоторые провайдеры могут временно заблокировать вашу учетную запись при превышении ограничения на отправку.
Доступ к встроенному веб-серверу HP
1. Чтобы отобразить IP-адрес или имя хоста, на главном экране панели управления принтером коснитесь кнопки сети.
2. Откройте веб-браузер и в адресной строке введите IP-адрес или имя хоста точно в том виде, в котором они отображаются на панели управления принтера. Нажмите клавишу ввода на клавиатуре компьютера. Откроется EWS.
Если в веб-браузере появляется сообщение Возникла проблема с сертификатом безопасности этого веб-сайта при открытии EWS, выберите Продолжить открытие этого веб-узла (не рекомендуется).
Выбор Продолжить открытие этого веб-узла (не рекомендуется) не нанесет вреда компьютеру при работе с EWS для принтера HP.
Способ 1. Использование страницы настройки эл. почты
1. Перейдите на вкладку Сеть.
Для настройки параметров на вкладке Сеть, возможно, придется обратиться к системному администратору.
2. В левой панели навигации щелкните Параметры TCP/IP, если этот параметр еще не выбран.
3. Перейдите на вкладку Сетевая идентификация.
4. Если в сети требуется DNS, в области Суффикс домена TCP/IP проверьте наличие суффикса DNS для почтового клиента указан в списке. Суффиксы DNS имеют следующий формат: companyname.com, gmail.com и т.д.
Если суффикс доменного имени не настроен, используйте IP-адрес.
5. Нажмите Применить.
6. Перейдите на вкладку Сканирование/цифровая передача.
7. На левой навигационной панели щелкните по ссылке Настройка электронной почты и выберите Параметры задания по умолчанию.
8. В диалоговом окне Настройка электронной почты отметьте флажком Разрешить отправку по электронной почте. Если этот флажок снят, функция на панели управления принтера останется недоступной.
9. В области Серверы исходящих сообщений электронной почты (SMTP) выполните одно из следующих действий:
• Выберите один из отображенных серверов.
• Нажмите Добавить для запуска Мастера настройки SMTP.
1. В Мастере настройки SMTP выберите одно из следующего:
• Способ 1. Введите адрес SMTP-сервера, затем нажмите Далее
• Способ 2. Выберите Поиск сервера исходящей почты в сети, затем нажмите Далее Выберите сервер и нажмите Далее.
Если сервер SMTP уже был настроен для другой функции принтера, появится возможность выбора параметра Использовать сервер, задействованный для другой функции. Выберите данный параметр, затем выполните настройку, чтобы использовать для функции эл. почты.
В диалоговом окне Укажите базовые сведения, необходимые для подключения к серверу выберите варианты для использования и нажмите Далее.
На некоторых серверах могут возникать проблемы при отправке или приеме эл. писем, размер которых превышает 5 МБ. Такие проблемы можно избежать, указав значение для Разбивать электронные письма больше (МБ).
В большинстве случаев номер порта по умолчанию менять не нужно.
Если в качестве службы электронной почты используется Google Gmail, установите флажок Включить протокол SMTP SSL. Как правило, для Gmail SMTP-адрес smtp.gmail.com, номер порта 465, а параметр SSL должен быть активирован.
Проверьте в Интернете, что эти настройки сервера верны на момент настройки.
В диалоговом окне Требования к проверке подлинности на сервере выберите вариант, который требуется на сервере:
• На сервер не требуется проверка подлинности, затем нажмите Далее.
• Сервер требует проверку подлинности
В раскрывающемся списке выберите Использовать учетные данные пользователя для подключения после входа в систему с панели управления, затем нажмите Далее.
В раскрывающемся списке выберите Всегда использовать следующие учетные данные, введите Имя пользователи и Пароль, затем нажмите Далее.
При использовании учетных данных вошедшего в систему пользователя настройте функцию эл. почты таким образом, чтобы от пользователя требовалось выполнение входа в систему на панели управления принтера. Чтобы запретить гостевой доступ к электронной почте, отмените флажок для эл. почты в колонке Гостевой пользователь устройства в области Политика регистрации и разрешений в диалоговом окне Контроль доступа на вкладке Безопасность. Значок изменится с галочки на замок.
В диалоговом окне Использование сервера выберите функции принтера, которые будут отправлять эл. письма через SMTP-сервер, затем нажмите Далее.
Если на сервере требуется аутентификация, потребуется имя пользователя и пароль для отправки автоматических оповещений и отчетов от принтера.
5. В диалоговом окне Сводка и проверка введите действующий адрес электронной почты в поле Отправить тестовое сообщение эл. почты по адресу: и нажмите Проверить.
6. Проверьте параметры и нажмите Готово, чтобы завершить настройку сервера исходящей почты.
7. В области Настройка полей адреса и сообщений введите Адрес отправителя по умолчанию и все другие дополнительные настройки.
8. В области Подпись и шифрование задайте параметры подписи и шифрования.
9. В области Параметры оповещений укажите, когда пользователи будут получать уведомления об отправленных письмах. При настройке по умолчанию используется адрес электронной почты вошедшего в систему пользователя. Если адрес электронной почты получателя пустой, оповещение не высылается.
Чтобы отобразить параметры Уведомлений, нажмите Дополнительные параметры в нижней части страницы.
10. В области Параметры файла задайте параметры сканирования по умолчанию.
Следующий список содержит основной набор доступных параметров для МФУ HP LaserJet Enterprise. Некоторые параметры доступны не для всех принтеров.
Для создания и сохранения быстрых профилей используйте встроенный веб-сервер HP.
Сохранить в качестве настроек по умолчанию: Сохраните текущие настройки в списке параметров качестве настроек по умолчанию для заданий сканирования в будущем.
Доступны следующие стандартные типы файлов:
• PDF: Этот тип файла обеспечивает наилучшее общее качество изображений и текста. Для просмотра файлов PDF необходимо ПО Adobe Acrobat Reader.
• JPEG: Формат JPEG оптимален для сохранения большинства графических изображений. Практически во всех компьютерах установлены программы просмотра, поддерживающие файлы JPEG. При сохранении файлов в этом формате на каждую страницу приходится по одному файлу.
• TIFF: Это стандартный формат файлов, который поддерживается большинством продуктов для обработки графики. При сохранении файлов в этом формате на каждую страницу приходится по одному файлу.
• MTIFF: MTIFF является многостраничным аналогом TIFF. При выборе этого формата все сканированные страницы сохраняются в одном файле.
• XPS: XPS (бумажная спецификация XML) создает файл XAML, который сохраняет оригинальное форматирование документа, поддерживает цветную графику и встроенные шрифты.
• PDF/A: PDF/A — тип файла PDF, предназначенный для долгосрочного архивирования электронных документов. Подобный документ содержит исчерпывающую информацию о собственном формате.
В потоковых МФУ HP LaserJet Enterprise также есть поддержка следующих типов файлов OCR:
• Текст (OCR): Текст (OCR) создает текстовый файл с использованием оптического распознавания символов (OCR) при сканировании исходного документа. Текстовый может быть открыт в любом текстовом процессоре. При использовании этой функции форматирование исходного документа не сохраняется.
• Текст в формате Unicode (OCR): Текст Unicode (OCR) — отраслевой стандарт, который используется для согласованного отображения и обработки текста. Данный тип файла полезен при интернационализации и локализации.
• RTF (OCR): RTF (OCR) создает файл rich text format (RTF) с использованием оптического распознавания символов (OCR) при сканировании исходного документа. RTF — это альтернативный текстовый формат, который может быть открыт в большинстве текстовых процессоров. При использовании этой функции часть форматирования исходного документа не сохраняется.
• PDF с возможностью поиска (OCR): PDF (OCR) с возможностями поиска создает файл PDF с использованием оптического распознавания символов (OCR) при сканировании исходного документа. Если документ сканируется таким образом, можно использовать средства поиска Adobe Acrobat Reader чтобы найти конкретные слова или фразы в получившимся PDF.
• PDF/A с возможностью поиска (OCR): PDF/A (OCR) с возможностями поиска — тип файла PDF/A, который содержит информацию о структуре документа, которая позволяет производить поиск по содержимому.
• HTML (OCR): HTML (OCR) создает файл Hypertext Markup Language (HTML) с содержимым исходного документа. HTML используется для публикации файлов на веб-страницах.
• CSV (OCR): CSV (OCR) — это обычный текстовый формат, содержащий численные значения, разделенные запятыми. Такие файлы открываются большинством программ для работы с текстом, электронными таблицами и базами данных.
Режим книги: Сканирование открытой книги и распечатать каждую страницу книги на отдельной странице.
Двустороннее копирование удостоверений: Сканирование обеих сторон удостоверения личности на стекле планшета и вывод их на одной странице. После сканирования первой стороны, принтер предложит положить вторую сторону в правильное место на стекле.
Укажите разрешение отсканированных страниц. Выберите более высокое разрешение, чтобы повысить четкость изображения. Однако при увеличении разрешения также увеличивается и размер файла.
Параметры обрезки
Резкость. Сделать изображение чётче или мягче. Например, при увеличении резкости повышается четкость текста, а при её уменьшении изображение на фотографиях выглядит более гладким.
Темный цвет. Увеличьте или уменьшите интенсивность черной и белой составляющих цветов.
Контрастность. Увеличьте или уменьшите разность между наиболее светлыми и наиболее темными цветами на странице.
Фоновая очистка: Удалите бледные цвета с фона отсканированных изображений. Например, если исходный документ напечатан на цветной бумаге, воспользуйтесь этой функцией, чтобы осветлить фон, не изменяя яркости самого изображения.
Автоматическая коррекция тона: Доступно только для поточных принтеров. Если исходные документы содержат менее 100 символов текста на странице, принтер определяет верхнюю границу каждого листа и соответственно ориентирует отсканированные изображения. Если часть страниц перевернута относительно других страниц, устройство ориентирует все изображения лицевой стороной вверх. Если часть листов помещена в альбомной ориентации, принтер повернет изображение так, чтобы верхняя часть страницы была сверху.
Оптимизируйте задачу в зависимости от типа сканируемых изображений: текст, графика или фотографии.
Обрезать до формата оригинала. Обрезает изображение в соответствии с форматом бумаги оригинала.
Обрезать по содержимому: Обрезает изображение в соответствии размерами обнаруженного изображения оригинала.
Уберите пустые страницы в оригинальном документе из отсканированных изображений. Эта функция полезна при сканировании двустороннего оригинала и позволяет убрать из получившегося документа пустые страницы.
Включите или отключите обнаружение захвата нескольких страниц. Если функция включена, сканирование останавливается, когда принтер обнаруживает, что в устройство подачи документов попало несколько страниц. Если функция отключена, сканирование будет продолжено при обнаружении подачи нескольких листов, чтобы разрешить сканирование слипшихся страниц, оригиналов приклеенными к ним самоклеящимися заметками или толстой бумаги.
Выберите, нужно ли отправлять уведомления о состоянии заданий сканирования. Принтер может распечатать уведомление либо отправить уведомление по электронной
Сохранить в качестве настроек по умолчанию
Сохранение текущих параметров сканирования в качестве новых настроек по умолчанию для этой функции сканирования.
11. В области Параметры файла задайте параметры файла по умолчанию.
Чтобы отобразить все эти параметры, нажмите Дополнительные параметры в нижней части страницы.
12. Проверьте правильность выбранных параметров, затем нажмите Применить для завершения настройки.
13. На левой навигационной панели в разделе Настройка электронной почты щелкните Быстрые профилии выберите все быстрые профили для принтера.
Быстрые профили - это ярлыки заданий, которые доступны в приложении быстрых профилей на панели управления устройства.
Способ 2. Использование Мастера настройки эл. почты
Мастера настройки содержат параметры для настройки базовой конфигурации
1. Перейдите на вкладку Сеть.
2. В левой панели навигации щелкните Параметры TCP/IP, если этот параметр еще не выбран.
3. Перейдите на вкладку Сетевая идентификация.
4. Если в сети требуется DNS, в области Суффикс домена TCP/IP проверьте наличие суффикса DNS для почтового клиента указан в списке. Суффиксы DNS имеют следующий формат: companyname.com, gmail.com и т.д.
Если суффикс доменного имени не настроен, используйте IP-адрес.
5. Нажмите Применить.
6. Перейдите на вкладку Сканирование/цифровая передача.
7. На левой навигационной панели щелкните по Мастера быстрой настройки электронной почты и сохранения в сетевую папку.
8. Перейдите по ссылке Мастер настройки эл. почты.
9. В диалоговом окне Настройка сервера электронной почты (SMTP) выполните одно из следующих действий:
• Вариант 1. Поиск сервера исходящей почты в сети:
Данный параметр позволяет найти серверы исходящих сообщений SMTP только в границах действия брандмауэра.
1. Выберите Поиск сервера исходящей почты в сети, затем нажмите Далее
2. Выберите соответствующий сервер из списка Поиск серверов SMTP, затем нажмите Далее.
3. Выберите описание требований проверки подлинности сервера:
• На сервер не требуется проверка подлинности, затем нажмите Далее.
• Сервер требует проверку подлинности
В раскрывающемся списке выберите Использовать учетные данные пользователя для подключения после входа в систему с панели управления, затем нажмите Далее.
В раскрывающемся списке выберите Всегда использовать следующие учетные данные, введите Имя пользователи и Пароль, затем нажмите Далее.
• Вариант 2. Добавление SMTP-сервера:
1. Выберите Добавление SMTP-сервера
2. Введите Имя сервера и Номер порта, затем нажмите Далее.
В большинстве случаев номер порта по умолчанию менять не нужно.
Если используется сторонний SMTP-сервер, например Gmail, проверьте SMTP-адрес, номер порта и параметры SSL, полученные с веб-сайта провайдера услуги или из других источников. Как правило, для Gmail SMTP-адрес smtp.gmail.com, номер порта 465, а параметр SSL должен быть активирован.
Проверьте в Интернете, что эти настройки сервера верны на момент настройки. 3. Выберите описание требований проверки подлинности сервера:
• На сервер не требуется проверка подлинности, затем нажмите Далее.
• Сервер требует проверку подлинности
В раскрывающемся списке выберите Использовать учетные данные пользователя для подключения после входа в систему с панели управления, затем нажмите Далее.
В раскрывающемся списке выберите Всегда использовать следующие учетные данные, введите Имя пользователи и Пароль, затем нажмите Далее.
10. В диалоговом окне Настройка параметров электронной почты введите адрес эл. почты в поля "От:", "Тема" и текст стандартного сообщения, затем нажмите Далее.
Если при заполнении полей адреса флажок С возможностью правки
пользователем убран, пользователи не смогут редактировать эти поля с панели управления принтера при отправке электронной почты.
11. В диалоговом окне Настройка параметров файла сканирования задайте параметры сканирования по умолчанию, затем нажмите Далее.
12. Проверьте диалоговое окно Сводка и нажмите Готово для завершения настройки.
Настройка функции отправки по электронной почте на использование Office 365 Outlook
Microsoft Office 365 Outlook - это электронная почта от Microsoft на основе облака, в которой для передачи и получения писем используется SMTP-сервер Microsoft. Выполните следующие действия, что с панели управления принтера можно было отправлять письма с использованием учетной записи Office 365 Outlook.
Чтобы настроить параметры в EWS, необходимо наличие учетной записи электронной почты в Office 365 Outlook.
Настройка сервера исходящей почты (SMTP) для отправки писем от учетной записи Office 365 Outlook
1. Перейдите на вкладку Сеть.
2. В левой панели навигации щелкните Параметры TCP/IP, если этот параметр еще не выбран.
3. Перейдите на вкладку Сетевая идентификация.
4. Если в сети требуется DNS, в области Суффикс домена TCP/IP проверьте наличие суффикса DNS для почтового клиента указан в списке.
Если суффикс доменного имени не настроен, используйте IP-адрес.
5. Нажмите Применить.
6. Перейдите на вкладку Сканирование/цифровая передача.
7. На левой навигационной панели щелкните по ссылке Сканирование в сообщение эл. почты.
8. Установите флажок в поле Включить функцию сканирования в сообщение электронной почты.
Если этот флажок снят, функция на панели управления принтера останется недоступной.
9. В области Серверы исходящей почты (SMTP) нажмите Добавить, чтобы запустить Мастер настройки SMTP.
10. В поле Я знаю адрес SMTP или имя хоста, затем нажмите Далее.
11. В диалоговом окне Настройка основной информации, необходимой для подключения к серверу в поле Номер порта введите 587.
На некоторых серверах могут возникать проблемы при отправке или приеме эл. писем, размер которых превышает 5 МБ. Такие проблемы можно избежать, указав значение для Разбивать электронные письма больше (МБ).
12. Поставьте флажок Включить протокол SMTP SSL, затем нажмите Далее.
13. В диалоговом окне Требования к проверке подлинности на сервере укажите следующие сведения:
а. Выберите На сервере требуется проверка подлинности.
б. В раскрывающемся списке выберите Всегда использовать следующие учетные данные
в. В поле Имя пользователя введите адрес электронной почты Office 365 Outlook.
г. В поле Пароль введите пароль учетной записи Office 365 Outlook, затем нажмите Далее.
14. В диалоговом окне Использование сервера выберите функции принтера, которые будут отправлять эл. письма через SMTP-сервер, затем нажмите Далее.
15. В диалоговом окне Сводка и проверка введите действующий адрес электронной почты в поле Отправить тестовое сообщение эл. почты по адресу: и нажмите Проверить.
16. Проверьте параметры и нажмите Готово, чтобы завершить настройку сервера исходящей почты.
Проблемы при отправке писем
• Убедитесь, что установлен флажок Разрешить сканирование в сообщение электронной почты на вкладке Сканирование/цифровая передача на страницеСканирование в сообщение электронной почты.
• Если функция активирована, но принтер все еще не может отправлять электронную почту, возможно, SMTP-сервер настроен неверно. Возможные причины проблемы:
На сервере требуется проверка подлинности, но соответствующие данные не передаются. Сетевой адрес или имя хоста для SMTP-сервера ошибочно. SMTP-сервер не принимает почту (порт 25 не открыт).
• Для выявления источника проблемы проверьте настройки SMTP-сервера.
Проверка настройки SMTP-сервера
Данная процедура относится к ОС Windows. Ниже приведены примеры ответов сервера. Фрагменты текста ответа могут различаться, в зависимости от сервера.
1. Откройте окно командной строки Windows: нажмите Пуск, Выполнить, затем введите cmd.
2. Последовательно введите команду telnet, имя хоста шлюза SMTP и число 25 (номер порта, через который принтер осуществляет обмен данными). Например, введите telnet example.com 2 5
3. Нажмите клавишу ввода. Если имя хоста шлюза SMTP неверно, в ответе будет следующее сообщение: Could not open connection to the host on port 25: Connect Failed. (He удалось открыть соединение с хостом, порт 25: ошибка соединения.)
4. Если имя хоста шлюза SMTP недействительно, измените конфигурацию сервера.
• Чтобы настроить другой SMTP-сервер для функции цифровой передачи по электронной почте, откройте вкладку Сканирование/цифровая передача на встроенном веб-сервере.
Если приходит ответ вида 220 smtp.hostname, имя хоста шлюза SMTP верно. Перейдите к следующему шагу.
5. Идентифицируйте себя на сервере SMTP. После запроса введите НЕЮ и имя своего хоста. Нажмите клавишу ввода. Должен прийти ответ.
6. Попробуйте выполнить авторизацию на SMTP-сервере. После запроса введите auth. Нажмите клавишу ввода.
7. Если появляется ответ 5 0 3. 5. 3. 3 AUTH not available, значит на SMTP-сервере аутентификация не требуется.
Если поступает ответ 250 auth или 334, на SMTP-сервере требуется аутентификация. На странице Сканирование в сообщение электронной почты вкладки Сканирование/цифровая передача встроенного веб-сервера HP укажите верные аутентификационные данные.
8. Убедитесь, что сервером распознается учетная запись эл. почты, от которой отправляется сообщение. После запроса введите mail from: , где "" - адрес эл. почты для проверки.
Если получен ОТКЛИК 550 Requested action not taken: mailbox unavailable (Запрошенное действие не выполнено: почтовый ящик недоступен), значит, серверу не удается найти почтовый ящик, соответствующий указанному адресу.
Если получен ОТКЛИК 550 Requested action not taken: mailbox name not allowed (550 Запрошенное действие не принято: недопустимое имя почтового ящика), значит адрес эл. почты неверен.
9. Убедитесь, что сервер отправил эл. письма получателям. После запроса введите rcpt to : , где ""- адрес эл. почты получателя.
Если получен ОТКЛИК 550 Requested action not taken: mailbox unavailable (Запрошенное действие не выполнено: почтовый ящик недоступен), значит, серверу не удается найти почтовый ящик, соответствующий указанному адресу. Возможно, учетная запись электронной почты адресата настроена таким образом, что прием сообщений с принтера невозможен.
Если получен отклик 551 User not local: please try (551 Пользователь не является локальным: попробуйте ), где "" - другой адрес эл. почты, отличный от неактивного адреса.
<<<назад
далее>>>
при использовании материалов ссылка на сайт компании awella.ru обязательна
Помогла информация на сайте ? Оставьте отзыв о работе нашей компании ! Это можно сделать в яндекс браузере и это простимулирует работников нашей компании (ответственные получат бонусы), которые собирали ее для вас! Спасибо !
|